1. Anmeldung und Teilnahme an der Reise
Ihre Rückmeldung zur Sonderpreisträgerreise 2026 benötigen wir bis zum 24.02.2026 – dies gilt auch, wenn Sie nicht an der Reise teilnehmen. Bitte nehmen Sie Ihre Rückmeldung ab dem 10.02.2026 über das Programm Evenito vor. Den entsprechenden Link erhalten Sie mit einer separaten E-Mail am Tag selber.
Ihre Reiseunterlagen (Buchungsbestätigung, Flugdetails usw.) erhalten Sie ca. 2 Wochen vor Veranstaltungsbeginn.
Diese Einladung gilt Ihnen & Ihrem/r Lebenspartner/in ohne weiteren Anhang. Eine Übertragung der Reise auf Familienangehörige, Bekannte oder auf Mitarbeiter der Agentur ist nicht möglich.
2. Unterbringung
Sie wohnen im
Hilton Porto Gaia
Rua de Serpa Pinto 124
440-307 Vila Noca de Gaia, Portugal
Telefon: +351 22 244 9200
E-Mail: info@hiltonportogaia.com
3. Landessprache
Die Landessprache ist Portugiesisch. Im Hotel wird Englisch gesprochen. Gemeinsame Ausflüge werden möglichst von deutschsprachigen Reiseleitern begleitet.
4. Währung
Das Zahlungsmittel in Porto ist der Euro.
5. Zeit
Es gilt Westeuropäische Zeit (WEST), d.h. eine Stunde Zeit Verschiebung zu Deutschland.
6. Klima
Klimatabelle Mai
Tagestemperaturen 20°C
Nachttemperaturen 12°C
Sonnenstunden/Tag 9
Regentage/Monat 8
7. Anreise
Die Flüge nach Porto werden mit Linien und Sondermaschinen (Exclusiv-Chartern) durchgeführt.
Die Vergabe der Flugplätze erfolgt anhand limitierter Kontingente bei der Anmeldung zur Reise über das Programm Evenito (Änderungen vorbehalten).
Zur Ausstellung der Flugscheine ist eine korrekte Namensangabe gemäß Personalausweis oder Reisepass erforderlich. Bei fehlerhafter Namensangabe kann keine Garantie für die Beförderung übernommen werden.
Die Kostenregelung für die verschiedenen Anreisemöglichkeiten zum Flughafen entnehmen Sie bitte dem Punkt 13.
8. Reisedokumente
Für die Reise benötigen Sie einen gültigen Personalausweis oder einen Reisepass. Ohne ein entsprechendes Ausweispapier ist eine Reiseteilnahme nicht möglich.
9. Reisegepäck
Das zulässige Höchstgewicht für Gepäck auf Flügen beträgt 20 kg pro Person. Pro Person darf ein Handgepäckstück mitgeführt werden. Dies darf nicht größer sein als 55x40x20cm (B x H x T) und maximal 8 kg wiegen. Es ist gut möglich, dass Ihr Handgepäckstück vor dem Boarding gewogen wird, so dass wir empfehlen, das Gewicht nicht zu überschreiten. Spitze oder scharfe Gegenstände (z.B. Nagelschere, Nagelfeile, Taschenmesser) sowie Flüssigkeiten dürfen nicht im Handgepäck oder in einem Kleidungsstück befördert werden. Nähere Informationen hierzu können Sie auf den Internetseiten der einzelnen Fluggesellschaften nachlesen.
10. Zoll
Für die Ein- und Ausfuhr von Tabakwaren, Alkohol und Geschenken gelten die Bestimmungen für Reisen innerhalb der Europäischen Union.
11. Kleidung
Tagesprogramm: Legere, bequeme und wetterfeste Kleidung (ggf. Sonnenschutz)
Abendveranstaltungen: Gehobene Freizeitkleidung
Galaabend: Aufgrund Ihres positiven Feedbacks aus dem letzten Jahr und der diesjährigen Location, bleiben wir auch in diesem Jahr bei einem lockeren, aber festlichen Dresscode - z.B. Chino Hose, Hemd & leichtes Jackett, Leinenanzug, Sommerkleider, oder festliches Sommeroutfit
12. Kostenregelung allgemein
a) Nach der Abrechnung der Reise nimmt die LVM eine pauschalierte Versteuerung gem. § 37 b des Einkommensteuergesetzes vor. Ein Nachweis bei Ihrer Steuererklärung ist nicht notwendig.
b) Speisen und Getränke, die Sie außerhalb unserer gemeinsamen Veranstaltungen bestellen (z.B. Hotelbar und ggf. unterwegs), müssen von Ihnen selbst bezahlt werden. Das Gleiche gilt für Serviceleistungen des Hotels, die von Ihnen in Anspruch genommen werden. Diese sowie ggf. Telefongebühren müssen spätestens vor Ihrer Abreise an der Hotelrezeption bezahlt werden.
c) Für die Nicht-VM gelten die bekannten Reiserichtlinien.
13. Kostenregelung für Ihre Anreise zum Flughafen
Anreise mit dem Pkw
Bei der Fahrt mit dem Pkw zum Flughafen können Sie eine Kilometerpauschale von 0,15 Euro pro gefahrenen Kilometer geltend machen. Weitere Kosten wie Parkgebühren am Flughafen erstatten wir nicht.Anreise per Abholdienst, Mietwagen oder Taxi
Sie können die Kilometerpauschale von 0,15 Euro pro gefahrenen Kilometer geltend machen. Weitere Kosten erstatten wir nicht.Anreise mit dem Zug
Wir übernehmen die Kosten für die preisgünstigsten Fahrkarten in der 1. Klasse plus Gebühren für die Sitzplatzreservierung. Die Kosten für die Bahnkarten werden Ihnen nach Einreichung der Reisekostenabrechnung und einer Fotokopie der Karten erstattet. Für die Anreise von Ihrer Wohnstätte zum nächsten Bahnhof und zurück erstatten wir Ihnen pauschal 15 Euro. Darüber hinaus können keine Kosten (z.B. Kilometergeld, Taxi, Parkhaus am Bahnhof etc.) geltend gemacht werden.Vorübernachtung
Sollte Ihnen aufgrund der Entfernung zum Abflughafen bzw. einer besonders frühen Abflugzeit eine rechtzeitige Anreise am Flugtag nicht möglich sein, wenden Sie sich bitte an das LVM Reise- und Veranstaltungsmanagement. In Einzelfällen übernehmen wir die Kosten für eine Vorübernachtung bis zu 130 Euro pro Doppelzimmer am Abflugort.
Bitte beachten Sie, dass diese Sonderregelung nur mit vorheriger Absprache Anwendung findet. Die Erstattung der Kosten für die Vorübernachtung erfolgt nach der Reise zusammen mit den weiteren Anreisekosten über das VM-Konto.Abrechnung/Kostenerstattung
Das Formular „Reisekostenabrechnung“, gültig für die verschiedenen Anreisemöglichkeiten, erhalten Sie im Anschluss an Ihre Reise. Bitte reichen Sie keine Originaltickets, sondern nur Kopien ein. Die Erstattung der Summe für die verschiedenen Anreisekosten erfolgt über das VM-Konto.Einsendeschluss hierfür ist der 3. Juli 2026.
14. Datenschutz
Für die Organisation der Reise verwenden wir von Ihnen und Ihrer Begleitperson bestimmte personenbezogene Daten.
Nähere Informationen finden Sie unter diesem Link.
Bitte beachten Sie, dass die Teilnahme an der Reise ohne die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht möglich ist.
15. Änderungen und Umbuchungen
Bitte beachten Sie, dass wir Änderungen für Flüge und Personendaten nur bis 21 Tage vor Reiseantritt berücksichtigen können. Darüber hinaus sind Umbuchungen bzw. Änderungen von Tagesprogrammen oder Flügen nicht mehr möglich.
Änderungen sind nur in Rücksprache mit dem LVM-Reise- und Veranstaltungsmanagement und nur in Schriftform gültig.
16. Stornierungen
Bitte teilen Sie uns Stornierungen unverzüglich schriftlich, möglichst per E-Mail mit. So vermeiden Sie Stornokosten. Sollten Sie die Reise ohne Absage nicht antreten oder am Flugtag eine unbegründete Absage übermitteln, sehen wir uns leider gezwungen, Ihnen pauschal 1.000 Euro pro Person zu berechnen.
17. Regelungen für An- & Abreise in Eigenregie
Wenn Sie Ihren Aufenthalt vor und/oder nach der Sonderpreisträgerveranstaltung verlängern möchten, können Sie dies unter Beachtung der folgenden Bedingungen tun:
Sowohl der Hin- als auch der Rückflug müssen separat durch Sie in Eigenregie gebucht werden. Eine Kombination mit den von der LVM reservierten Kontingenten ist aus organisatorischen Gründen nicht möglich.
Die LVM gewährt Ihnen einen Flugkostenzuschuss in Höhe von maximal EUR 350,- pro Person. Sollte der von Ihnen gebuchte Flug günstiger sein, wird auch nur dieser Betrag erstattet. Darüberhinausgehende Kosten sind von Ihnen selbst zu tragen.
Bitte senden Sie nach der Reise eine Rechnungskopie sowie ein Anschreiben mit der Bankverbindung Ihres privaten Girokontos an das Reise- und Veranstaltungsmanagement der LVM. Der Betrag wird Ihnen in Nachbereitung der Veranstaltung auf das angegebene Konto überwiesen. Wenn Sie keine Kontoverbindung angeben, wird das Geld Ihrem VM-Konto gutgeschrieben. Sollten Sie entgegen Ihrer Anmeldung nicht an der Sonderpreisträgerreise teilnehmen, erfolgt keine Kostenerstattung.
Die Flughafentransfers zum Hotel bei An- und Abreise sind durch Sie separat zu organisieren und zu bezahlen.
Der Verlängerungsaufenthalt in Porto ist durch Sie separat zu organisieren und zu bezahlen. Eine Verlängerung im Hotel der Veranstaltung ist nur vor und nach unserer Veranstaltungsreihe gewünscht, um Überschneidung mit den anderen Sonderpreisträgergruppen zu vermeiden.
Kontakt
Lisa Schomberg
Reise - und Veranstaltungsmanagement
Telefonnummer: 0251 702 5094
Sarah Korte
Reise - und Veranstaltungsmanagement
Telefonnummer: 0251 702 3307
Birgit Freitag
Reise- und Veranstaltungsmanagement
Telefonnummer: 0251 702 1660